沒在公司就無法工作嗎?疫情帶動的「遠距工作」
發佈時間:2020-03-19
為了預防、因應可能發生的疫情延燒,「遠距工作」這樣的方式開始引發討論,許多企業願意嘗試讓員工在家執行工作內容;為何遠距工作值得讓人嘗試?你可曾想過以下幾點:
1.工作生涯需要花費多少通勤時間?
2.各種雜事混雜後能專心工作多久?
3.使用e化聯繫都算是一種遠距工作?
而遠距工作真正的難處不是工具的選擇,而是公司的文化與制度,以及如何在企業管理、員工的自我管控中取得平衡。
進行遠距協作時,有幾個關鍵問題:
• 如何無縫銜接公司內之工作?
• 如何與同仁進行溝通?
• 如何不需面對面完成更精準的合作?
• 如何建立與掌握工作目標及流程?
如何無縫銜接公司內之工作?
比較簡單的方法為利用「遠端桌面」的軟體,從自己的筆電、手機,連到公司辦公桌的電腦,直接操作公司電腦中的軟體或系統,但要注意從自己的電腦連到公司電腦操作,速度、效率上一定會慢半拍,而且往往還可能會慢上許多。
但是如果公司允許雲端工具,比起操作起來會比較慢的遠端桌面,直接使用雲端同步工具,是無縫銜接辦公室工作更好的選擇,例如「 Google 雲端硬碟」、「 Dropbox 」。
而比前面的雲端同步,再更進階的是建立一個「團隊專案資料庫」。除了檔案,專案合作時還會有許多的筆記、註記、郵件、紙張資料需要整理,這些可以用一個有條理的方式共用,那麼團隊遠距工作,也能隨時讀取共用的專案資料庫,每個人都能快速找到需要的資料。
如何與同仁進行溝通?
工作溝通非常重要,要減少無謂的溝通,讓必要的溝通簡單而精準。
除了要面對面的音訊、視訊會議外,還需要有一個同事間隨時可以討論些小問題的「即時通訊」系統。
選擇能夠滿足不同溝通需求,並且溝通資料長期保存,還能在溝通中串聯前述的各種協同合作工具最好。
如何不需面對面完成更精準的合作?
除了視訊溝通、即時通訊外,文件協作的溝通流程更能提升效率。利用 Google文件、 Office線上版,多人一起「編輯」比單純的檔案同步,可以節省不少郵件往來的時間,並且建立更簡單精準、權責明確的工作流程。
如何建立與掌握工作目標及流程?
建立團隊工作流程的雲端協作的專案管理工具,一個共用的、協作的專案管理工具,讓每個人都能溝通自己的任務交派與進度,就能讓事半功倍。
而且就算是在辦公室工作,這些專案管理工具,也可以幫助我們提升效率。