精準提問,問對問題也能替自己加分
發佈時間:2021-08-31
我不怕累!只是……事情不知道從何做起?好多疑問!可是卻很擔心一直麻煩、打擾同事,會不會瞬間就黑掉了。
你也有跟小編一樣,遇到類似的問題嗎?我們都希望可以準確無誤地完成工作,可是偏偏出現大大小小超出SOP以外的「突發狀況」!這個時候,除了焦急地盯著問題點,我們無可避免地要向身邊經驗老道的同事請教一番。
只是為什麼對方的語氣可能越來越不耐煩?甚至一直碰釘子!到底是為什麼呢?我們又該怎樣才能得到解答呢?
在吃過無數閉門羹,屢次調整又嘗試以後,小編發現,其實大家未必是不願意伸出這個「舉手之勞」,只是對方有各自的困難和工作,沒有時間、精力再協助我們,又或者,對方知道這個問題早有相關細則說明,所以認為我們可以自己處理。(他人並沒有絕對義務幫我們解決問題)
他人的想法是不可控的,所以我們可以先把對方的想法、處境放在一邊。然後把問題聚焦在:「如何提高對方回答的意願?」(想想看為什麼對方不願意用我的方式解決我的問題)(盲點)
小編整理後發現,發現原來關鍵出現在以下幾點內容,換個方式溝通就有一定機會提高「讓人願意共頻的機率」
1. 展現出「我是有備而來」的態度
不妨易地而處。被問者最不想遇到的,應該就是「一問三不知」的類型。當對方向我們拋出問題,而我們嘗試跟對方一起解決,並提出相關的問題時,卻發現對方對相關工作的規章細則一問三不知,這個時候,儘管想要幫忙也難免無從入手的!畢竟,這本來就不屬於我們的業務啊。(自己的功課要自己先完成)
所以,不論是向主管還是同事請教,在提出問題前,先要擺正自己的心態:「我是這項業務的負責人」。身為業務負責人,就得對工作負起責任,需要先清楚掌握好相關的文件資料、規章細則,然後再拿著問題向其他人請教,而非仰賴對方協助解決問題。
如此一來,對方明白我們的努力後,也會更樂意抽空幫忙,同時也有助我們在討論時迅速地進入狀況,達至高效率的討論!
小編發現:當靜下心來重新翻閱資料時,有時候問題就突然迎刃而解呢~關鍵就在魔鬼的細節之中
2. 精準提問,直達問題核心
有沒有清晰明確地提出疑問,也是影響對方回答意欲的重要一環!
問題總是像毛線球般繞在一起,例如當我們要處理某個項目,其中可能涉及帳目、法規、人事等多種不同的問題。在被問題弄得昏頭轉向時,自然很想抓住某個人,一股腦地對他吐出所有困難!(可以有問題、但不能全部都是問題)
但不如先停一停!我們可以試著:
(1)內心戲不要太多,整理問題你懂對方才會懂!
先不要慌!把所有卡住的點全部列出來,一開始寫得雜亂無章也沒關係!當問題全都變成文字後,就將細碎的問題歸類,把性質相近的整合在一起,分出主問題與細項問題。有時候掌握主問題,其附屬的小問題就會隨之解開,所以抓出問題的核心,在提問時就能一擊即中。(整理好問題再提出問題、「精準提問」)
而且,當把思緒都整理清晰後,一可以幫助你在提問時有更清晰的思路,二也能減低在面對主管、同事時可能會出現的緊張情緒呢~
(2)在提問的同時,拆解問題試著找出可能的解決方法!
初步釐清問題後,此時我們可以再查閱相關文件,並嘗試提出一些可能的解決方法,然後記錄在問題點的下方。(先試著自己解決問題、行不通再求救)
所以,當詢問時,我們就不僅是拋出空泛的問題,而是可以進一步詢問對方,該處理方式是否恰當?如此,對方就能更清楚我們的想法,也能迅速地進入問題,就實際的處理方式提出意見。而在提問的同時,更能突顯出你的獨立思考和解決問題的能力呢!(雖然決策決定權不一定在自己身上,但也會逐漸擁有理解主管思維其中的重點)
職場上,每個人都會遇到大大小小的困難,所以向別人請教並不可恥!
在遇上難題無法獨自解決時,不妨勇敢地向主管、同事提出疑問吧!最後,記得別忘記最重要的一句「謝謝」哦~
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